Стаття пропонує структуру і принцип роботи ERP-системи в сучасному бізнесі, а також описує, які існують переваги її використання і чому варто її впроваджувати кожному підприємству.
Інтерес бізнесу до ERP-систем зростає. Багато підприємств по мірі свого розвитку досягають такої стадії, коли впровадження комплексної ERP- системи стає необхідною умовою. Якщо представники малого бізнесу ще можуть обійтися стандартним офісним пакетом додатків для роботи з електронною документацією, то серед середніх і великих компаній важко знайти ту, яка не використовує ERP. Однак, щоб правильно оцінити усі вимоги до ERP-системи, а також проаналізувати можливі плюси і мінуси, пов’язані з впровадженням і подальшим використанням подібної системи, потрібно чітко розуміти значення самого терміну.
Що таке ERP-системи?
ERP (в англійській мові термін звучить як Enterprise Resource Planning) перекладається як планування ресурсів підприємства. Термін здебільшого рекламний. Щоб зрозуміти його суть, потрібно розглянути основи ERP-систем і їх призначення. Отже, ERP система – це пакет прикладних програм для керування будь-яким типом проекту, виробничими операціями, постачанням, фінансовими транзакціями, кадровим потенціалом та іншими активами. ERP-система дозволяє максимально ефективно збирати, зберігати і обробляти великі обсяги даних. Інтеграція і/або синхронізація завдань, бізнес-процесів і баз даних усіх відділів компанії є характерною рисою ERP систем.
Наприклад, використовуючи одну систему, можна відстежувати уесь шлях замовлення, починаючи від першого контакту з клієнтом, і закінчуючи підписанням угоди, виконанням робіт і післяпродажним обслуговуванням. Більш того, ви можете одночасно виконувати ряд завдань, а саме: вести облік і планування фінансових активів, відстежувати усі фінансові транзакції і оцінювати ефективність роботи. ERP забезпечує прозорість усіх процесів.
Структура та принцип роботи ERP-систем
У сучасному світі є ряд ERP- систем, які відзначаються переважно своїми функціональними можливостями та інтерфейсом, проте їх архітектури дуже схожі. Як правило, стандартна ERP- система включає два блоки:
1) платформа;
2) модулі.
Платформа. Це основа (фундамент) ERP- системи. Вона складається з:
- ядра (програмне середовище, де виконуються операції);
- базових функцій (призначені для користувача, товарні, сервісні і клієнтські довідники);
- системи управління даними (бази даних, інструменти для роботи з даними і базами даних).
Модулі. Це ті компоненти, які в разі виникнення необхідності можна підключити до платформи. Модулі використовують інформацію з однієї бази даних, але функціонують окремо. Це означає, що можна впроваджувати лише ті модулі, які потрібні. При цьому процес впровадження дуже плавний. Рішення розгортаються і запускаються послідовно. Це забезпечує мінімальний вплив на діяльність компанії. Модулі також можна змінювати і видаляти. Така модульна архітектура є відмінною рисою ERP- систем.
Зазвичай ERP- системи включають в себе наступні модулі:
- управління виробництвом. Модуль дозволяє управляти виробничими процесами, потужностями, операціями, витратами, виробничим потоком тощо;
- управління фінансами. Модуль призначений для управління розрахунками з кредиторами і дебіторами, обліку та планування фінансових операцій, ведення головної книги, бухобліку тощо;
- управління проектами. Модуль дозволяє управляти повним життєвим циклом проектів, включаючи калькуляцію витрат, моніторинг термінів, виставлення рахунків тощо;
- управління людськими ресурсами. Модуль використовується для ведення обліку персоналу, розрахунку зарплати, фіксування основного і понаднормового часу роботи, управління мотивацією тощо;
- управління відносинами з клієнтами. Модуль використовується для збільшення обсягу збуту і якісної роботи з клієнтами.
Крім основних, кожна ERP-система включає і модулі-коннектори. Вони забезпечують зв’язок з додатками третьої сторони. Коннектори виконують обмін даними з додатками, які відсутні в пакеті рішення ERP. Інтеграція телефонії, обмін даними зі сторонніми програмними засобами та сайтами — не повний список функцій подібних конекторів.
Для чого потрібна ERP-система і для кого?
Кожен керівник підприємства розуміє, що зміни на сучасному ринку є неминучими. Вони несуть у собі нові бізнес-ризики, завдання та перспективи. Деякі компанії впораються, деякі не виживуть, але тільки успішні зможуть перетворити прийдешні зміни на нові можливості. Будь-яка виробнича компанія, незалежно від сфери діяльності, організаційної форми та частки охоплення ринку повинна оптимізувати свої витрати і ресурси, щоб розвиватися в умовах жорсткої конкуренції. Це і є суть будь-якого проекту впровадження ERP-системи – допомогти компанії уникнути простоїв, затримок і вад товару. Ці проблеми виникають в результаті розбіжності даних і неузгодженості роботи відділів. Труднощі комунікації у компанії ведуть до втрати даних, необхідності звірок, дублювання інформації. ERP дозволяє компаніям швидко і якісно реагувати на будь-які зміни, забезпечує нові можливості розвитку бізнесу і дає можливість приймати своєчасні правильні рішення.
Серед інших завдань можна виділити наступні:
- швидкий обмін документами між відділами компанії;
- швидкий доступ до даних користувачів з відповідними правами;
- виконання планування та перепланування бізнес-процесів;
- створення єдиного інформаційного середовища для інтеграції завдань усіх відділів;
- управління фінансовими потоками;
- контроль діяльність віддалених філій;
- аналіз результатів роботи та ін.
ERP-система призначена для автоматизації процесів керування підприємством. Раніше тільки великі організації були клієнтами ERP. Сьогодні організації всіх розмірів і галузей використовують ERP. ERP — це вибір тих, хто хоче розвиватися і залишатися конкурентоспроможними.
Переваги використання ERP-системи
ERP- є багатофункціональним рішенням, що забезпечує повний контроль над усіма бізнес-процесами компанії. Нижче представлений ряд переваг, які отримує компанія від впровадження системи.
1. Єдина інтегрована програма для управління діяльністю підприємства.
ERP-системи автоматизують операції у всіх відділах компанії. Усі дані компілюються, зберігаються і передаються через одну систему. Це гарантує кожному співробітнику доступ до точних даних в режимі реального часу. Створення звітів з будь-якого питання, починаючи з доходів і закінчуючи тенденціями і показниками, виконується значно швидше і простіше. Немає необхідності повторного введення даних. Користувачам легше орієнтуватися в складних процесах.
2. Підвищення продуктивності і зниження експлуатаційних та адміністративних витрат. Більш швидкі виробничі цикли, усунення простоїв і труднощів комунікації між відділами, а також прозорі трудові процеси позитивно позначаються на результатах діяльності компаній. Рішення повсякденних завдань займає тепер набагато менше часу, і компанії можуть зосередитися на реалізації проектів, які сприяють їх зростанню та підвищенню конкурентоспроможності.
3. Аналітика в режимі реального часу. Можливість аналізу процесів в режимі реального часу дозволяє виявляти потенційні проблеми ще до їх виникнення. Це також дає можливість формувати точні прогнози і оцінки. Здатність передбачати і усувати проблеми впливає на якість обслуговування клієнтів.
4. Гнучкість роботи компанії в сучасних ринкових умовах. ERP-системи підтримують розвиток бізнесу. Існує можливість додавання/видалення нових модулів без додаткових кастомізації, конфігурацій і надбудов. Тобто, відповідна ERP-система зможе адаптуватися до будь-яких змін, а додатки для мобільних пристроїв і онлайн-можливості дозволяють працювати з системою в будь-якому місці. Необмежена масштабованість підтримує зростання бізнесу.
5. Високий рівень безпеки. База даних єдина, тому маніпуляції з інформацією виконувати вкрай проблематично. ERP-системи включають в себе брандмауери та інші ресурси, які забезпечують безпеку даних. Є можливість обмеження доступу до конкретної інформації.
6. Підтримка менеджменту якості і законодавчих норм. ERP-системи можна адаптувати до вимог законодавства. Їх системи з управління якістю, можливості сертифікації продуктів і дотримання вимог законодавства підтримують виробничі та технологічні операції і забезпечують контролінг.
У висновку можна відзначити, що впровадження і введення в експлуатацію ERP-системи дозволить перетворити труднощі на нові можливості, а можливості – на прибуток. При цьому, важливо не помилитися з вибором системи і якісно підготувати користувачів.
