Незалежно від причини економічного шоку, не слід розглядати неприємні події, як циклічні, у яких є початок, середина і кінець. Ними потрібно керувати як проектами, використовуючи ті ж процеси і інструменти, які застосовуються для будь-якого іншого корпоративного проекту.
Програмне забезпечення для планування ресурсів підприємства — ERP-рішення, — відіграє важливу роль в управлінні бізнесом і допомагає:
- визначати уповільнення темпів розвитку від початку кризи і моделювати вплив такого уповільнення на бізнес, що, у свою чергу, дозволяє своєчасно запустити коригувальні заходи;
- максимізувати прибуток і знизити витрати;
- підготувати економічне обґрунтування для оптимізації процесів і інвестицій з метою зміцнення позицій бізнесу в довгостроковій перспективі;
- налагодити взаємодію з клієнтами і постачальниками для своєчасного отримання інформації про попит та пропозицію;
- визначати ознаки попереднього підйому, що надає компанії можливість нарощувати обороти і виводити продукт на ринок швидше за конкурентів.
Будь-який економічно складний час може привести до відчуття перебування у осадженій фортеці. Економія здається єдиним пріоритетом, але веде до помилок, які знижують здатність бізнесу до відновлення. Потрібно максимально ефективне керівництво, щоб продовжувати дивитися в майбутнє і управляти ситуацією як проектом в режимі реального часу. Масштабні функціональні можливості ERP-системи дозволяють робити це вміло і сміливо.
Що ще допомагає?
Розглянемо приклад фірми, яка займається проектуванням і виробництвом устаткування для електронної промисловості. Серед її клієнтів є також представники харчового сектора. Використовуючи можливості свого корпоративного програмного забезпечення, фірма відстежує ресурси, що споживаються кожною групою клієнтів. Програмне забезпечення ERP показує, що доходи від електронної промисловості суттєво зменшилися, у той час як споживачі продуктів харчування і напоїв посилають сигнали підвищеного попиту. Проектний підхід дозволяє визначати ці закономірності і спрощує процес перерозподілу внутрішніх ресурсів для обслуговування споживачів продуктів харчування і напоїв. Це може привести до скорочення операційних витрат і навіть до збільшення доходів в умовах уповільнення, що абсолютно неможливо, якщо керівництво буде розглядати попит в масштабах компанії.
Проектне мислення, проте, вимагає певної гнучкості для швидкого переміщення ресурсів з однієї сфери бізнесу в іншу. Приклади того, як клієнти IFS впроваджують інновації у такі часи (і роблять свій внесок у розвиток суспільства), продовжують формуватися навколо пандемії COVID-19; так, один виробник автомобілів в даний час використовує свої можливості з виготовлення на замовлення для виробництва вентиляторів, що є необхідними в секторі охорони здоров’я. Підприємства не повинні використовувати окремі інформаційні сховища, так як це перешкоджає розподілу ресурсів там, де це має сенс.
Проектний підхід також може допомогти керівництву пропорційно реагувати на порушення у постачанні. Не маючи точної інформації, більшість керівників вибирають легкий шлях: звільняють співробітників, а не переводять їх у більш прибуткові сфери бізнесу. Часто керівники реагують надмірно, скорочуючи робочу силу на 20 відсотків, що відповідає зниженню валового внутрішнього продукту на 3 відсотки.
Зберігайте сміливість!
У той час як скорочення часто є результатом шоку попиту, зрештою економіка і попит на продукцію відновляться, що призведе до відповідного шоку пропозиції. Раптово керівникові, який, можливо, поспішив звільнити дуже хороших співробітників, доведеться наймати нових фахівців. Це посилює шок, оскільки найм і навчання вимагають часу; нові працівники тільки з часом стануть такими ж ефективними, як і ті, кого вони замінили.
ERP слід використовувати для виявлення ранніх ознак відновлення – збільшення в конвеєрі обробки запитів або інші прогнозні індикатори. Проектне управління може допомогти спланувати процес повернення до повної продуктивності і врахувати витрати на нових співробітників, які проходять навчання. З іншого боку, якщо керівництву вдалося зберегти свою робочу силу під час спаду, то буде набагато простіше підтримувати витрати під час відновлення і випередити конкурентів на ринку завдяки доступності продукту.
Відновлюйте бізнес швидше!
Під тиском ми часто робимо те, що ніколи не робимо в звичайних обставинах. Можливо, керівництву вдалося уникнути зайвих кроків і обійтися меншою кількістю співробітників або передати частину виробничого процесу на аутсорсинг. ERP-системи надають інструменти для моделювання процесів, дозволяючи зрозуміти, що могло б статися, і як вдалося уникнути можливих проблем. Технології підвищують ефективність бізнесу. Штучний інтелект та робототехніка можуть автоматизувати процеси, які на даний момент є неефективними, або в них задіяно дуже багато робочої сили, яку можна перерозподілити у інші сфери бізнесу.
Підтримка високого рівня обслуговування у важкий період також дуже важлива, так як це допомагає у майбутньому. Навіть коли попит на товар зменшитися, буде якийсь залишковий попит і можна буде знайти нових клієнтів, потреби яких зможе задовольнити конкурент, що, можливо, радикально змінив свою пропозицію або знизив рівень запасів. Або, якщо є підвищений попит або дефіцит продукції, клієнти будуть шукати альтернативні джерела. Чи буде можливість повернутися до своїх постачальників або вони виберуть компанії, з якими працювали під час кризи? Насправді навіть простої можуть бути можливістю, якщо бізнес готовий її використати.
Нарощуйте оберти!
У міру повернення попиту на продукцію, бізнес може отримати довгострокову перевагу завдяки ретельній підготовці. Успіх швидкого відновлення залежить від того, наскільки добре бізнес працював під час кризи.
В іншому успіх буде залежати від здатності використовувати корпоративні технології для взаємодії як з постачальниками, так і з каналами збуту і клієнтами.
Система управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) надає інструменти, що забезпечують відображення сигналів попиту від клієнтів;
Функціонал управління людським капіталом враховує сигнали попиту і ініціює відповідний прийом на роботу або скасування відпусток;
Програмне забезпечення для управління закупівлями і ланцюжками поставок (SCM) використовується для планування закупівель і інвентаризації в різних місцях, оптових або роздрібних магазинах для задоволення попиту;
Методи управління взаємовідносинами з постачальниками використовуються для інформування основних постачальників і партнерів про насування попиті на матеріали, компоненти або деталі, щоб вони, в свою чергу, могли задовольнити потреби клієнта.
Зберігайте мужність!
У важкі часи лідерство має значення більше, ніж зазвичай. Спокійні, холоднокровні і зібрані керівники зможуть приймати більш своєчасні рішення, якщо будуть використовувати свої ефективні програмні інструменти.
