IFS представляє ERP рішення для управління фінансами проектів у будівельній сфері та фінансового прогнозування. Подробиці у статті.
ERP системи у плануванні фінансів проекту
Чому не варто вести контроль будівельних проектів в Microsoft Excel? Унаслідок значних обмежень і труднощів! По-перше, Excel та інші системи поза межами корпоративного програмного забезпечення (ПЗ) не забезпечують захист від маніпуляцій. Менеджер проекту або комерційний директор може легко і просто маніпулювати даними, приховуючи інформацію, яка відкривається перед перевіряючими на більш пізніх етапах проекту. За допомогою IFS Applications можна вести повний контроль усіх проектів, планів і фінансових прогнозів надійно і безпечно. IFS Applications управляє всіма джерелами витрат:
- постачання;
- субпідрядники;
- оренда обладнання;
- оплата праці.
Іншими словами, ERP система (від англ. Enterprise Resource Planning) практично виключає можливість маніпуляції даними з боку ключових користувачів. Так, неправильно проведений в бухгалтерії документ потім не можна просто видалити і створити новий. Можливість сторнувати залишиться, але дані про цю операцію завжди будуть зберігається в системі. Це, в свою чергу, допомагає розбиратися в причинах виникнення помилок.
У кожної будівельної компанії є ПЗ для ведення обліку, але, на жаль, операції, які визначають прибутковість або збитковість проекту, зазвичай проходять поза системою. За великим рахунком, будівельна компанія — це не бізнес-одиниця, а кілька проектів, які функціонують як окремі підрозділи на самостійному балансі. Якщо проекти успішні, будівельна компанія також є успішною. Однак, більшість підрядників зберігають інформацію про проекти в Microsoft Excel або інших ІТ-системах, які не можуть забезпечити належну прозорість, управління і контроль. IFS Applications являє собою потужне ПЗ для планування ресурсів підприємства, що забезпечує доступ до даних в режимі реального часу і контроль фінансових показників проектів будівельних компаній.
У Microsoft Excel робота, головним чином, ведеться в декількох вкладках, які призначені для відстеження проекту, від кошторису до бюджету, а також для визначення показників ефективності відповідно до базового плану. Таблиця дозволяє переглядати розрахунковий кошторис, остаточний кошторис, чистий прибуток, витрати і норму прибутковості. Однак, дані в Microsoft Excel не захищені, тому можна легко приховати «вузькі місця» та ін. Більш того, немає можливості звіряти дані плану проекту, використовуючи достовірні джерела інформації.
Будівельні проекти часто тривають від 1 року до 10 років, охоплюючи кілька періодів бюджетного планування. Виникає ймовірність втрати контролю над потенційними проблемами. А це може призвести до значних перевитрат коштів, зміни термінів і втрати прибутку.
ERP система дозволяє вести повний фінансовий контроль будівельних проектів, виконувати фінансове прогнозування та планування. IFS Applications включає інтегровану функціональність для управління всіма джерелами витрат. Можна готувати прогнози на основі достовірних даних. Компанія IFS розробила цю функціональність в тісній співпраці з рядом замовників-забудовників. Клієнти IFS мають змогу вести довгострокові проекти, співпрацюючи з великою кількістю субпідрядників, а також керувати варіантами реалізації проекту, які впливають на угоду і пов’язані з субпідрядниками.
Кожна зміна в проекті має вплив на прогноз прибутку і збитків в ході всього життєвого циклу проекту. ERP система IFS Applications дозволяє ефективно обробляти усі зміни, без впливу на прибутковість проекту і запобігаючи потенційним проблемам. Система забезпечує огляд впливу будь-яких змін в проекті на фінансові результати, дозволяючи ефективно керувати ризиками.
Зміна сфер дії договору будівництва та вплив на рух готівкових коштів
Хоча витрати, прибуток і прибутковість важливі, але також потрібно мати достатню кількість готівкових коштів для підтримки операцій проекту між подіями ліквідності. Значна частина ризиків у будівельних проектах пов’язана з дисбалансом між припливом готівки від надходжень за виконання етапів проекту та витратами на оплату робіт субпідрядників, матеріалів і устаткування. За допомогою IFS Applications можна планувати ситуацію з готівкою протягом усього життєвого циклу проекту. Під час оцінки і на початкових переговорах з власником можна встановити взаємозв’язки між ризиком і можливістю. При зміні визначень проекту можна швидко зіставити вартість з ризиком з точки зору витрат, грошових коштів і впливу на графік витрат і грошових потоків. IFS Applications включає інструменти управління казначейством, які дозволяють контролювати і хеджувати грошову позицію в декількох валютах.
Стандартні можливості ERP систем для будівельних компаній:
- фінансове планування діяльності підприємства;
- фінансовий контроль діяльності;
- реалізація фінансових процесів;
- бюджетний контроль;
- управління рухом готівкових грошових коштів;
- розподіл витрат;
- облік витрат;
- порівняльний аналіз даних фінансового плану з поточними результатами на рахунках готівкових коштів для прийняття управлінських рішень та ін.
ERP системи для будівельних компаній важливі ще тим, що забезпечують наочність даних щодо вартості контракту, оцінюють вплив змін на витрати, терміни і прибутковість проекту. ERP пропонує точну інформацію про хід виконання і поточний стан проекту, що дозволяє управляти змінами і ризиками.
Управління ризиками проектів в будівництві
IFS Applications містить модуль для управління ризиками проекту. Він використовується для ідентифікації непередбачених витрат в процесі підготовки фінансових прогнозів. Це дає можливість керівникам проекту мінімізувати можливі негативні наслідки. ERP забезпечує повний огляд достовірної інформації, включаючи наступне:
- які будуть штрафи в разі недотримання термінів реалізації проекту;
- чи є у субпідрядників страховка;
- чи правильно вказана страхова сума відповідно до контракту;
- закінчення терміну страховки.
IFS Applications включає спеціалізовані інструменти для відшкодування і страхування, що відстежують термін дії та документацію за банківськими гарантіями і страхуванням.
Структура витрат і трудовитрат будівельних компаній
Більшість підрядників розглядають вартість з точки зору структур коду категорії витрат, прив’язаних до номерів рахунків у головній книзі. Структура витрат в проекті (CBS) в системі IFS Applications дозволяє детально розбивати витрати: працю, обладнання, матеріал і субпідряд. Можна також створити узгоджену структуру витрат для всіх проектів, щоб отримати дані про ефективність проектів в рамках всього підприємства.
Структура трудовитрат (WBS) може бути унікальною для кожного проекту відповідно до вимог власника. ERP система дозволяє використовувати обидві структури, враховуючи очікування замовника і зберігаючи узгоджений підхід до декількох проектах. WBS інтегрована з планом проекту (наприклад, Primavera або MS Project). Це означає, що офіційна тимчасова шкала проекту тепер може використовуватися для управління фінансовим прогнозуванням.
ERP система забезпечує гнучкість в управлінні бюджетуванням і прогнозуванням по проекту на будь-якому рівні структури витрат і трудовитрат. Великі проекти можна виконувати з використанням низхідної методології управління витратами, заснованої на CBS, а дрібні проекти можна вести з використанням висхідної методики WBS.
Таким чином, IFS пропонує інтегроване корпоративне програмне забезпечення для управління повним життєвим циклом основних засобів будівельних компаній, включаючи модулі для фінансового планування та прогнозування.
