В більшості компаній бухгалтерський облік автоматизований, і на те є розумні причини. Однак, не просто автоматизація, а використання програмного забезпечення для управління ресурсами підприємства (ERP) гарантує більш точні розрахунки і зменшує потенціальну можливість появи людських помилок.
Чим конкретно ERP-системи допомагають бухгалтерському обліку? Відповідь полягає у можливості ERP надавати глибокий огляд кожного аспекту діяльності компанії, що, в свою чергу, допомагає приймати інформативні та своєчасні бізнес рішення.
ERP у порівнянні з базовим програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку
Точні дані в режимі реального часу дуже важливі для бухгалтерів, які мають стежити за фінансовою стабільністю своїх компаній. В умовах блискавичного темпу цифрової ери неможна дозволити собі чекати оновлень або довго шукати потрібну інформацію у безлічі папок.
Для деяких власників малого бізнесу базове програмне забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку є єдиним рішенням для підтримки своєї фінансової служби в належному стані. Однак, більшість таких рішень є досить обмеженою і не в змозі забезпечити потреби великого зростаючого підприємства.
Загалом, базове програмне забезпечення зосереджене лише на одній конкретній галузі бізнесу, а саме на фінансових рахунках. Зазвичай, його функціональність охоплює наступні сфери:
- дебіторська та кредиторська заборгованість;
- фінансова звітність;
- банківська справа;
- облік/відстеження доходів та продажів.
На відміну від базового, програмне забезпечення ERP класу більш широко та всебічно розглядає зв’язок бухгалтерії з підприємством та сприяє його розвитку в цілому. ERP-система поєднує усі дані в режимі реального часу та транзакції по всім бізнес процесам в централізованому сховищі даних, доступ до якого можна отримати у будь-який час.
На додаток до усіх вищезгаданих функціональних можливостей, ERP-система також включає інструменти, які допомагають більш жорстко контролювати кожен відділ компанії та здійснювати управління бізнесом за такими напрямками:
- управління взаємовідносинами з клієнтами;
- показники продажів;
- ланцюжки постачань;
- обсяг товарно-матеріальних запасів;
- вимоги до матеріально-технічного забезпечення;
- робота складу;
- контакти;
- стратегія інтернет бізнесу.
Якщо компанія збирається інвестувати в будь-яке програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, є сенс знайти постачальника ERP-системи, що пропонує функціональність, яка буде корисною не лише фінансовому, але й іншим відділам компанії.
Переваги ERP-систем для управління бухгалтерським обліком
Розглянемо переваги ERP-систем над базовим програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку, а також вимоги до ERP систем, які необхідно вказувати у запитах постачальникам цього виду програмного забезпечення.
Отже, основні переваги ERP-систем для бухгалтерського обліку:
- Дані в режимі реального часу
Перегляд застарілих електронних таблиць (навіть, якщо дані у них внесені лише кілька годин тому) може призвести до неінформованого прийняття рішень, що загрожує загальній фінансовій стабільності компанії.
ERP-система надає огляд фінансового стану компанії в режимі реального часу. У свою чергу, користувачі можуть використовувати ці дані для прийняття важливих рішень, що сприяють розвитку компанії. ERP-рішеня надають можливість деталізувати інформацію, щоб:
- контролювати витрати;
- збільшувати доходи;
- оптимізувати норми прибутку.
Доступ до таких даних допомагає керівникам планувати інвентаризацію, збільшувати об’єми виробництва та формувати основу для росту бізнесу.
- Підвищена точність даних
Хоча базове програмне забезпечення для управління бухгалтерським обліком забезпечує певний рівень автоматизації, воно все ще потребує значної кількості ручного введення даних.
При введенні даних бухгалтерами вручну завжди існує ризик людської помилки. Хоча, одрук може і не бути критичним, в бухгалтерському обліку перестановка чисел або пропуск десяткового знаку є неприйнятними.
- Надійніша звітність
Деякі базові програмні рішення для бухгалтерського обліку дозволяють створювати основні фінансові звіти, але із обмеженими можливостями. Щонайбільше, вони дозволяють генерувати стандартні галузеві документи, включаючи звіти про прибутки/видатки та баланси.
Навідміну від базового програмного забезпечення, ERP-системи дозволяють користувачам створювати, завантажувати та ділитися багатьма різними видами звітів. Вони допомагають зрозуміти фінансовий стан компанії та прогнозувати наступні кроки її розвитку. Така інформація необхідна для:
- власників бізнесу;
- учасників проекту;
- органів податкової інспекції та державного регулювання;
- банків.
Користувачі ERP можуть використовувати ці дані, щоб допомогти прогнозувати майбутні грошові потоки. Окрім цього, можна проаналізувати запити клієнтів, щоб підготувати більш точні звіти про стан замовлень і дебіторську заборгованість. Поєднання різних точок даних не завжди можливе в базовому програмному забезпеченні для бухгалтерського обліку.
Платформа ERP надає більше, ніж просто фінансові звіти. Вона дозволяє ознайомитись глибше з тим, як працюють команди окремо, та допомагає керувати бізнесом у найбільш ефективний спосіб.
- Підвищений рівень автоматизації
Інвестиції в ERP-системи із спеціальними бухгалтерськими функціями дозволяють автоматизувати ряд фінансових задач, які раніше виконувалися виключно вручну.
Наприклад, можна оптимізувати та поєднати базу даних про дебіторську заборгованість із управлінням кредиторською заборгованістю та звітами про управління готівкою. Таким чином, оновлення в будь-якій точці ланцюга призведе до подальшої зміни в іншій.
- Відсутність подвійних записів
Досить складно перемикатися між ERP системою та програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку, та ще складніше копіювати дані з одного рішення в інше. В розрізнених системах всі ці кроки необхідно виконувати вручну. Однак, інвестиції в бізнес технології з можливостями бухгалтерського обліку можуть вирішити цю проблему.
- Корисні функції бізнес аналітики
Наскільки детальною, інтерактивною та багатофункціональною є поточна фінансова звітність ERP? Однією з головних переваг ERP-системи для бізнесу є надійний бізнес-аналіз. За допомогою декількох кліків можна отримати повний огляд всіх фінансових функцій. Діаграми та графіки візуально відображають дані у зручному для користувача форматі, що дозволяє швидко приймати обґрунтовані рішення.
Бізнес аналітику ERP також можна використовувати для визначення та моніторингу ключових показників ефективності бухгалтерії, щоб контролювати кожен процес, особу чи задачу. Автоматичні сповіщення повідомляють про події, які можуть призвести до відхилень цих показників.
Наприклад, можна дізнатися в режимі реального часу, чи закінчується бюджет, чи є прострочені платежі, які ще необхідно затвердити.
- Стандартизовані фінансові процеси
Якщо фінансова звітність компанії не на належному рівні, наслідки можуть бути негативними. Важливі рішення, наприклад, чи слід інвестувати в новий бізнес, вимагають своєчасних та точних даних. Доступ до цих записів набагато простіший, якщо фінансові процеси оптимізовано та стандартизовано.
ERP-рішення ліквідує необхідність переносити дані з однієї системи в іншу в ручному режимі. Всі дані зберігаються в централізованій базі, де їх легко можна переглядати. Крім цього, більшість бухгалтерських задач, у тому числі, відповідність вимогам до аудиторських перевірок, є автоматизованими.
- Співробітництво між відділами
Бухгалтерія не повинна працювати в ізоляції. Бухгалтерам потрібно спілкуватися та співпрацювати з іншими відділками компанії аби забезпечити належну роботу всієї інфраструктури. Рішення для бухгалтерського обліку ERP забезпечує таку комунікацію, дозволяючи всім командам отримати доступ до однієї централізованої бази даних.
Ця база даних зазвичай містить інформацію щодо наступних сфер:
- людські ресурси;
- CRM;
- продажі;
- маркетинг;
- управління ланцюгами поставок тощо.
Коли оновлення, що роблять ці команді, зібрані в одному місці, всі можуть їх переглядати. Забезпечується повна прозорість інформації.
Бізнес щодня керує великим обсягом даних, лише ERP-система може організовувати, централізувати та відображати всі ці розрізнені точки таким чином, що це має сенс і дозволяє розвивати компанію.
Що можна робити з даними ERP в режимі реального часу?
Впровадження ERP-системи забезпечує доступ до даних в режимі реального часу. Це дозволяє застосовувати проактивний підхід до потреб бізнесу.
Повний огляд інформації дозволяє виконувати наступне (серед іншого):
- Приймати швидкі та обґрунтовані бізнес рішення;
- Підвищувати точність бізнес-розрахунків, цілей та майбутніх прогнозів;
- Оцінювати ефективність бізнесу з будь-якого кута (локація, проект, відділ, клієнт, постачальник тощо);
- Переглядати результати фінансової діяльності (наприклад, грошовий потік, прибутки, чистий дохід, активи і витрати);
- Швидше виявляти шахрайство та фіксувати помилки;
- Генерувати повні і актуальні звіти.
Отже, впровадження ERP системи з можливостями для бухгалтерського обліку – це вигідний з економічної точки зору хід, оскільки він забезпечує основу фінансової стабільності та росту компанії.
Пропонуємо переглянути додаткові статті на тему ERP для управління фінансами: Управління фінансами проектів в будівництві ; Поради по вдосконаленню фінансової звітності ERP .
