Якщо окремі рішення працюють розрізнено і не можуть взаємодіяти одне з одним, то це призводить до перешкод, дублювання даних та інших проявів неефективності. Однак, об'єднання розрізнених рішень в єдину комплексну систему управління ресурсами підприємства (ERP) може оптимізувати бізнес процеси і підвищити ефективність бізнесу.
Отже, як саме системи ERP оптимізують бізнес-процеси? Слід розглянути це питання детальніше.
Навіщо оптимізувати бізнес за допомогою ERP?
Бізнес є таким же прибутковим і здатним до зростання, як і процеси, що його підтримують. Ваші процеси в даний час прив’язані до застарілих систем, що не оновлювалися роками?
Сьогодні топ-менеджери компаній потребують миттєвого доступу до даних у режимі реального часу. Навіть якщо ви витратите кілька хвилин на перегляд папок або дзвінки керівникам відділів, щоб відповісти на запит клієнта, – ви програєте конкурентам.
Оптимізація – це процес усунення дубльованих даних і скорочення кількості кроків, що є необхідними для досягнення певного результату. Оптимізація означає поліпшення якості роботи і скорочення кількості помилок і затримок, що веде до підвищення задоволеності клієнтів.
Коли ви інвестуєте у програмне забезпечення ERP, ви робите великий крок вперед, вибудовуючи усі свої основні процеси на одній платформі. Це не тільки спрощує пошук необхідних комплексних наборів даних, але також покращує їх видимість, прозорість, а також спілкування та спільну роботу по всьому ланцюжку постачань.
Як ERP-системи оптимізують бізнес-процеси?
Автоматизація ручних завдань
Мало того, що виконання завдань вручну займає багато часу, присутній також і людський фактор. Можливо, ви покладалися на виконання процесів вручну, коли починався ваш бізнес, але як ви плануєте йти в ногу з цими діями в міру його зростання?
Система ERP забезпечує автоматизацію, допомагаючи компаніям скорочувати витрати, економити час і збільшувати прибутки. Наприклад, за допомогою програмного забезпечення ERP компанії можуть відстежувати рівні запасів в різних місцях, – після складного ручного завдання, в результаті якого виникла плутанина в проводках і неузгоджені операції, автоматизація робить цей процес практично безболісним. Це дозволяє керівникам виробництва скоротити витрати і швидше реагувати на дефіцит ресурсів.
За допомогою ERP можна автоматизувати ряд інших операцій, включаючи наступні:
- Створення замовлень на продаж;
- Розподіл матеріально-технічних ресурсів по кожному замовленню клієнта;
- Відправлення рахунків-фактур або повідомлень про наявність товару клієнтам електронною поштою;
- Координація міжвідомчих робочих процесів;
- Поповнення запасів у разі зниження їх рівня;
- Відстеження та управління дебіторською заборгованістю;
- Розсилка повідомлень для скорочення циклів дебіторської заборгованості та поліпшення грошового потоку.
Галузеві ERP-рішення пропонують широкі можливості автоматизації, які можуть допомогти вашій компанії спростити і оптимізувати усі процеси.
Поліпшення прогнозування попиту та управління запасами
Поліпшене управління запасами допомагає виробникам і роздрібним торговцям більш уважно стежити за наявністю ключових деталей і витратних матеріалів, що є необхідними для них для досягнення виробничих цілей. У цьому середовищі ERP-системи можуть надати глибоке розуміння того, що лідерам необхідно приймати критичні, оперативні бізнес-рішення.
ERP-система не просто представляє інформацію щодо рівня запасів, а дає повний огляд конкретних даних, включаючи дати закінчення терміну дії. Це може допомогти менеджерам краще контролювати і розставляти пріоритети у використанні своїх ресурсів.
На додаток до управління запасами, програмне забезпечення ERP також може надати критично важливу інформацію та аналітику, необхідні для більш точного прогнозування попиту та управління ланцюгами постачань. Коли дані з внутрішніх відділів (наприклад, служби підтримки клієнтів, маркетингу, продажів) знаходяться в одному місці, керівники можуть легше визначати тенденції клієнтів і прогнозувати майбутні потреби.
Ця функція є особливо корисною компаніям, які інтегрують свою платформу електронної комерції до ERP-рішення. За допомогою цього налаштування менеджери можуть аналізувати певні точки даних, включаючи пошук клієнтів, перегляд і поведінку покупців, щоб визначити, які продукти користуються найбільшим попитом. На базі цієї інформації вони можуть відповідним чином планувати ресурси, щоб ті завжди були в наявності на складі.
Включення процесу стандартизації
Багато постачальників ERP рішень попередньо конфігурують свої EPR системи з урахуванням передового досвіду, який організації можуть використовувати для стандартизації своїх бізнес-процесів. Залежно від системи, яку ви впроваджуєте, багато які з цих кращих практик залежать від галузі, і всі вони призначені для підвищення ефективності.
Коли ви покращуєте свої процеси, використовуючи кращі практики ERP, стає можливим стандартизувати процеси в різних відділах і навіть у віддалених офісах. Таким чином, використання готового рішення ERP допомагає уникнути величезної кількості необхідних налаштувань, які можуть зробити поновлення ризикованими і громіздкими.
У чому ж полягають труднощі? Багато підприємств дотримуються своїх унікальних способів ведення бізнесу, стверджуючи, що їх поточні передові практики є єдиним способом досягнення їх ділових цілей. Як такі, вони не зважуються стандартизувати свої процеси на основі кращих практик ERP. Проте, більшість бізнес-процесів можуть бути стандартизовані без шкоди для здатності компанії досягати поставленої бізнес мети.
Єдиним винятком будуть компанії, які проходять трансформацію бізнесу. В цьому випадку реінжиніринг бізнес-процесів повинен відбутися до вибору ERP, а майбутні процеси повинні диктувати функціональні можливості ERP.
Незважаючи на те, що важливо мати бачення майбутнього стану до вибору ERP, компаніям, що не піддаються трансформації бізнесу, не обов’язково відображати процеси для кожної функціональної області. Замість цього вони можуть використовувати кращі практики свого ERP рішення. У більшості випадків це не вплине на здатність компанії досягати поставлені цілі.
Звичайно, якщо ви вибираєте мінімальне налаштування ERP, співробітники можуть висловити незгоду і наполягати на тому, що їх процеси не повинні бути стандартизовані. Саме тут важливість управління змінами неможливо переоцінити. Управління змінами включає в себе різні види діяльності, такі як спілкування і навчання кінцевих користувачів, які можна використовувати для переводу співробітників на нові, більш ефективні способи роботи.
Спрощення міжвідомчої комунікації
Скільки разів ваш менеджер з маркетингу потребував інформації від вашого зовнішнього торгового персоналу? У той же час, вашому бухгалтеру можуть знадобитися дані про активність клієнтів, якими володіє тільки ваша маркетингова команда.
Припустимо, на вашому підприємстві є кілька відділів бек-офісу, які взаємодіють і залежать один від одного, навіть якщо вони часто працюють незалежно. Деякі з цих взаємозалежних команд включають в себе наступні:
- Бухгалтерія;
- Відділ управління складом;
- Відділ по роботі з клієнтами;
- Відділ по роботі із замовленнями (введення і обробка).
Без упорядкованих процесів міжвідомчого спілкування існує висока ймовірність помилки або дезінформації, оскільки дані передаються вручну по електронній пошті, телефону, смс або особисто.
Система ERP служить центральним сховищем для більшості основних даних, які обробляються вашою компанією, дозволяючи авторизованим користувачам швидко знаходити, отримувати і зберігати необхідну їм інформацію. Це не тільки забезпечує точність даних, але і підвищує продуктивність.
Уявіть, скільки часу ваші співробітники могли б зекономити, якщо б їм не доводилося відстежувати дані, чекаючи відповіді від колег по електронній пошті.
Одним з основних переваг ERP є те, що дані постійно синхронізуються в режимі реального часу, тому у всіх завжди є доступ до найактуальніших файлів. Це може допомогти запобігти поширенню невірної бізнес-інформації і знизити ймовірність втрати даних. Кожен раз, коли відбувається таке непорозуміння, компанії ризикують збільшити витрати, нанести шкоду своїй репутації і знизити потенціал продажів.
Переваги сучасних ERP-рішень
Вам не потрібно триматися за статус-кво, особливо якщо поточні процеси не дозволяють бізнесу розвиватися. Якщо ви звикли покладатися на окремі системи для виконання основних завдань, прийшов час подумати про централізоване рішення ERP.
ERP автоматизує і оптимізує бізнес-процеси для підвищення точності даних і економії часу і грошей. У свою чергу, співробітники і їх команди можуть робити більше і краще працювати. ERP також централізує всі дані, які генерує компанія, і робить їх більш доступними для ключових зацікавлених сторін і осіб, що приймають рішення.
Згідно з даними щорічного дослідження Panorama Consulting Group, в якому взяли участь 181 компанія із загальною чисельністю працівників понад 7 тисяч, 66% респондентів відзначили як основну перевагу використання ERP можливості звітності і прозорість даних, 65% вказали на підвищення продуктивності праці, а 62% відзначили зростання і підвищення конкурентоспроможності. Опитування показало, що в 2019 році все більше компаній відмовляються від застарілих розрізнених систем на користь сучасних ERP рішень, ця тенденція збережеться і у 2020 році.
